¿Cómo administrar tus registros de propiedades?

Tus visiones de crear riqueza, incrementar tu flujo de efectivo anual y algún día lograr la libertad financiera están oficialmente en camino.

Pero para alcanzar estas metas, necesitarás hacer algunos de los trabajos menos glamorosos que hacen todos los buenos negocios.

Necesitarás mantener registros detallados, hacer un seguimiento de los gastos e inversiones de capital con fines impositivos, y administrar contra riesgos y responsabilidades.

En este artículo, hablaremos de algunas de las herramientas y sistemas que están disponibles para ayudarte a administrar tus propiedades de arrendamiento como un negocio.

Te mostraremos cómo organizar tus registros y te explicaremos algunas de las deducciones fiscales disponibles para los propietarios de propiedades en alquiler.

Por último, te explicaremos cómo puedes reducir los riesgos y responsabilidades que conlleva la administración de la propiedad.

✅ Administra tus registros

Un área en la que muchos inversores se quedan cortos es el mantenimiento de registros.

Mantener registros precisos de una propiedad de alquiler es esencial para cualquier propietario.

Los registros te ayudan a evitar reclamos por discriminación, a prevenir malentendidos sobre la condición de la propiedad y a administrar tus gastos y deducciones.

1⃣Haz un seguimiento de tus ingresos 

Es muy importante mantener un registro documentado de tus ingresos.

Piensa en tus inversiones como un negocio separado y en tus ingresos como tu cheque de pago.

Recuerda, esto incluye todos los ingresos de alquiler, incluyendo las tarifas.

2⃣ Realiza un seguimiento de tus gastos por separado para cada propiedad 

Tu gasto número uno será, casi con toda seguridad, el principal de tu hipoteca y los pagos de intereses, los impuestos a la propiedad y el seguro.

Se les conoce como su PITI (capital, intereses, impuestos y seguro) y su prestamista hipotecario los agrupa en un solo pago.

Los gastos pueden incluir trabajo de mantenimiento, equipo o muebles comprados para la propiedad, tales como nuevas instalaciones, más todos los costos de reparación y limpieza.

Si contratas a una compañía de administración de propiedades, mantén un registro de tus pagos.

3⃣ Rastrea a tus inquilinos 

Para cada uno de tus inquilinos, mantén un archivo separado que contenga una copia de tu contrato de arrendamiento firmado, una copia inicial de la lista de verificación de la revisión y un registro de los pagos de alquiler.

También querrás registrar y hacer un seguimiento de cualquier problema o reclamación de tus inquilinos, junto con las advertencias o avisos que les hayas dado.

4⃣ Rastrea tus propiedades 

Cuando haces oficial el cierre el abogado te proporciona copias de todos tus documentos de cierre.

Como mínimo, tus archivos de propiedad deben incluir estos documentos importantes.

Si tú o el vendedor compran una garantía de vivienda, eso también va adjuntado en el archivo.

Por fortuna, guardaste una copia de tu informe de inspección.

Si no la guardaste, comunícate con tu agente de bienes raíces y pídeles que te ayuden a obtener una copia.

Este es un gran punto de partida para tus registros de mantenimiento y reparación.

A partir de esto puedes comenzar un formulario de planificación para mejoras futuras o planificadas.

✅ Depreciación 

Una de las mejores herramientas de impuestos para un propietario, la depreciación te permite amortizar tu mayor gasto: el precio de compra de la propiedad en alquiler.

Además, puedes amortizar el coste de los edificios residenciales, incluso cuando su valor incrementa.

Puedes depreciar la propiedad debido al desgaste, deterioro u obsolescencia de la misma.

La diferencia entre una mejora y una reparación es que las mejoras aumentan el valor de una propiedad al prolongar su vida útil o adaptarla a nuevos usos.

Cuando reparas algo, simplemente te aseguras de que tu propiedad permanezca en buenas condiciones.

El costo de las reparaciones de la propiedad arrendada es totalmente deducible en el año en que se incurre en los costos.

Ejemplos de reparaciones deducibles incluyen repintado, reparación de canalones o pisos, reparación de fugas, enyesado y reemplazo de ventanas rotas.

✅ Gastos de Operación 

Los gastos rutinarios que mantienen una propiedad operativa no deben pasarse por alto.

Por ejemplo, puedes reclamar deducciones por financiar una propiedad de alquiler, incluidos los pagos de intereses de la hipoteca y el seguro hipotecario privado.

También puedes deducir los intereses de los préstamos para mejoras. Otras deducciones permitidas incluyen impuestos locales sobre la propiedad, honorarios de administración de la propiedad, publicidad y servicios públicos si los inquilinos no están pagando por ellos.

✅ Ministerio del Interior 

Siempre y cuando cumplan con ciertos requisitos, puedes deducir los gastos de tu oficina en casa como inversionista de tu ingreso gravable.

Esta deducción se aplica no sólo al espacio dedicado al trabajo de oficina, sino también a cualquier otro espacio de trabajo en casa que utilice para su negocio de alquiler.

Esto es cierto tanto si eres dueño de tu casa o apartamento como si eres inquilino, pero ten en cuenta que el espacio debe ser utilizado exclusivamente para tu negocio y para ningún otro propósito.

✅ Servicios 

Los honorarios que pagas a abogados, contadores, compañías de administración de propiedades, asesores de inversión inmobiliaria y otros profesionales pueden ser contados como honorarios de servicio.

Puedes deducirlos como gastos de funcionamiento siempre y cuando se paguen los honorarios por el trabajo relacionado con tu actividad de alquiler.

✅ Viajes 

Puedes deducir los gastos de viaje asociados con tu propiedad de alquiler, ya sea que se trate de conducir a través de la ciudad o de volar a través del país.

Para viajes locales, deduce la gasolina, el mantenimiento, las reparaciones y el millaje, utilizando la tarifa de millaje estándar.

Los peajes y el estacionamiento también son deducibles.

✅ Pérdidas 

Si tu propiedad de alquiler es dañada o destruida por un evento repentino como un incendio o inundación, es posible que puedas obtener una deducción de impuestos por toda o parte de tu pérdida.

La cantidad que puedes deducir depende de la extensión del daño y de si la pérdida fue cubierta por el seguro.

✅ Gestión de riesgos

Además de ayudarte a obtener beneficios fiscales, llevar un registro preciso también te ayudará a evitar riesgos.

Al igual que cualquier negocio, como administrador de propiedades en alquiler, necesitas manejar tu riesgo.

Un accidente, desastre o demanda puede amenazar la viabilidad económica de tu propiedad.

Hay varias maneras de organizar y controlar tu negocio para minimizar los efectos adversos de las pérdidas accidentales, empezando por cómo estructurar tu negocio.

✅ Pérdida de ingresos por alquiler 

Si tu propiedad de alquiler está dañada, los costos de reparación no son el único factor que tienes que considerar.

Las reparaciones toman tiempo, y en muchos casos la propiedad no puede ser ocupada mientras está siendo restaurada.

Dependiendo de los términos de la póliza que eliges, la pérdida de la cobertura de alquiler te pagará una cierta cantidad de dinero hasta un período máximo de tiempo mientras la propiedad está siendo reparada.

✅ Responsabilidad 

También puedes considerar otras formas de cobertura, como la cobertura de responsabilidad civil y/o una póliza general.

Estas pólizas pueden protegerte cuando las cosas van realmente mal, como cuando un inquilino o uno de sus invitados sufre lesiones graves en tu propiedad.

✅ Contenido de la propiedad 

Las pólizas de seguro del propietario generalmente cubren tus propias pertenencias que los inquilinos pueden usar, tales como electrodomésticos, alfombras, equipo y muebles.

Asegúrate de hacer un inventario preciso de tus efectos personales en el lugar, y compra suficiente seguro de propietario para cubrir todas tus pertenencias.

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